雙 11 前後，賣家最常做的一件事，是把各平台的訂單匯出來，一筆一筆貼進同一張表，再照表揀貨、出貨。訂單少的時候還好，量一大，貼錯一列、漏掉一個平台，出貨就會出錯。
這篇教你用 Google 試算表做一張「出貨總表」：各平台的訂單放進來，自動合併成同一個格式，揀貨數量自動算好，重複訂單自動標出來。不用寫程式，公式都可以直接複製。
先決定總表要哪些欄位
每個平台匯出的檔案欄位都不一樣，有的叫「訂單編號」，有的叫「訂單號碼」，順序也不同。所以第一步不是貼資料，而是先決定總表長什麼樣子。
出貨用的總表，通常這六欄就夠了：
| 欄 | 內容 |
|---|---|
| A | 訂單編號 |
| B | 平台 |
| C | 訂單日期 |
| D | 商品名稱（或商品編號） |
| E | 數量 |
| F | 收件人 |
有需要再加地址、電話、備註。欄位越少，後面越好維護。
步驟一：每個平台一個分頁，原始資料不要動
在試算表裡，每個平台開一個分頁，例如「蝦皮原始」「官網原始」，把匯出的檔案整份貼進去，包含標題列。
原始分頁只負責放資料，不要在裡面改欄位、加公式。下次重新匯出時，整份覆蓋就好，後面的公式不會壞。
各平台後台大多都有匯出訂單的功能（Excel 或 CSV），位置和欄位名稱各家不同，以你使用的平台後台為準。
步驟二：用 CHOOSECOLS 把各平台排成同一個順序
再開一個「蝦皮整理」分頁，在 A2 輸入：
=CHOOSECOLS(蝦皮原始!A2:AZ, 1, 30, 2, 12, 15, 20)
意思是：從「蝦皮原始」裡，依序拿出第 1、30、2、12、15、20 欄，排成總表要的順序。數字要換成你的檔案裡，訂單編號、日期、商品、數量、收件人實際在第幾欄。
「平台」這一欄原始檔通常沒有，可以在原始分頁最右邊自己加一欄，整欄填「蝦皮」，再把它的欄號放進公式（上面範例假設放在第 30 欄）。
官網、其他平台照做一份，例如「官網整理」。重點只有一個：每個「整理」分頁的欄位順序，都要和總表一模一樣。
步驟三：用 VSTACK 和 QUERY 合併成總表
開一個「總表」分頁，第一列打上六個欄位名稱，在 A2 輸入：
=QUERY(VSTACK(蝦皮整理!A2:F, 官網整理!A2:F), "select * where Col1 is not null", 0)
VSTACK 會把兩個分頁上下接在一起，QUERY 再把空白列濾掉。之後有新平台，就在 VSTACK 裡多加一段。
步驟四：自動算出揀貨數量
倉庫揀貨時，要的不是一筆一筆的訂單，而是「每個商品總共要拿幾件」。開一個「揀貨單」分頁，在 A1 輸入：
=QUERY(總表!A2:F, "select D, sum(E) where D is not null group by D order by sum(E) desc label sum(E) '數量'", 0)
這樣會列出每個商品的總數量，由多到少排好，可以直接印出來給倉庫。如果數量算出來是空的，通常是原始檔的數量欄被當成文字，把原始分頁那一欄的格式改成「數字」就好。
步驟五：標出重複的訂單
同一份檔案貼兩次，是最常見的錯誤。在「總表」選取 A 欄，設定條件式格式，選「自訂公式」，輸入：
=COUNTIF($A:$A, $A1)>1
填一個醒目的底色。只要有重複的訂單編號，整格就會變色，出貨前看一眼就知道。
訂單量變大之後，這張表會遇到的麻煩
上面的做法，一天幾十筆訂單很夠用。但到了大檔期，通常會開始出現這些狀況：
- 每天要重新匯出、貼上好幾次。 早上一次、下午一次，漏一次就少一批訂單。
- 平台改版，欄位位置變了。 CHOOSECOLS 的欄號沒跟著改，資料就會錯位，而且不容易發現。
- 好幾個人同時在改同一張表。 有人排序、有人刪列，公式範圍就亂了。
- 庫存沒有跟著扣。 表上看得到訂單，但不知道哪些商品其實已經沒貨。
這些都不是公式寫得不好，而是「靠人匯出、貼上」這個做法本身的上限。
自動化的版本長什麼樣子
自動化做的事情其實很單純：把「匯出、貼上、檢查」這幾步交給程式。
新訂單進來時，程式自動從平台抓下來，轉成總表的格式，寫進內部的表單或系統。地址不完整、庫存不夠、同一個人重複下單這些例外狀況，另外標出來通知負責的人。其他正常的訂單，人只需要確認、出貨。
我們做過一個跨境電商的案子，就是把平台訂單自動轉進他們的內部表單，人只確認例外狀況。導入之後，每天省下大約 3 小時整理訂單的時間。
如果你的訂單量已經大到每天要花一兩個小時整理，可以先預約 30 分鐘免費診斷。我們會先看你現在用哪些平台、資料怎麼流，再判斷哪一段值得自動化；如果上面這張試算表就夠用，我們也會直接講。
常見問題
Q：我不會寫程式，上面的公式能用嗎？
可以。這篇的公式都是 Google 試算表內建的功能，複製貼上、改成你自己的欄號就能用，不需要寫程式。
Q：CHOOSECOLS、VSTACK 顯示錯誤怎麼辦？
這兩個是 Google 試算表比較新的函式，請確認你用的是 Google 試算表，不是舊版 Excel。如果出現錯誤，最常見的原因是各分頁的欄數不一致，檢查一下每個「整理」分頁是不是剛好六欄。
Q：訂單多到什麼程度，才需要自動化？
沒有固定的數字。比較實際的判斷方式是看時間：如果整理訂單每天花超過一小時，或是一個月出錯不只一次，就值得評估。
Q：自動化之後，資料會不會被你們拿走？
不會。系統和資料都建在你自己的帳號底下，程式碼也歸你，哪天不合作也帶得走。