「Google 試算表下拉選單」是很多人常搜的試算表問題之一。大部分教學只教到「怎麼做出一個選單」，但真的在用的人，通常是想解決一件事：不要讓同事亂打字。
同一個商品，有人打「A 款」，有人打「A款」，有人打「a款」，最後要統計或對帳時，三個都被當成不同東西。
這篇用一張報價單當例子，從最基本的下拉選單做起，做到選了商品，單價、小計、總金額自動算好。全部是 Google 試算表內建功能，不用寫程式。
先準備一張商品表
開一個分頁，命名為「商品表」：
| A：商品名稱 | B：單價 |
|---|---|
| 網站健檢 | 3000 |
| SEO 月維護 | 8000 |
| LINE 官方帳號設定 | 5000 |
第一列是標題，商品從第二列開始往下填。之後新增商品，只要在這張表往下加一列。上面的品項和價格只是示意，換成你自己的就好。
步驟一：做出商品下拉選單
再開一個分頁叫「報價單」，第一列打上：商品、單價、數量、小計。
- 選取「報價單」的 A2:A20（要放幾個品項就選幾格）。
- 上方選單點「插入」→「下拉式選單」，右邊會打開設定面板。
- 「條件」改成「下拉式選單 (來自範圍)」。
- 範圍填
商品表!A2:A，按「完成」。
範圍寫成 A2:A，不寫死到第幾列，之後在商品表新增商品，選單就會自動多出新選項。
步驟二：禁止亂填
預設情況下，有人還是可以在格子裡直接打字。要擋掉：
- 在同一個設定面板點「進階選項」。
- 「如果資料無效」改成「拒絕輸入」。
這樣只能從選單裡選，打錯字會直接被擋下來。
步驟三：選了商品，自動帶出單價
在「報價單」的 B2 輸入：
=IF(A2="", "", XLOOKUP(A2, 商品表!A:A, 商品表!B:B, ""))
意思是：A2 沒選東西就空白；有選，就到商品表找同名商品，把它的單價帶過來。往下拉到 B20。
以後調整價格只要改商品表，新開的報價單就會直接用新價格。舊報價單要注意什麼，後面會講。
步驟四：算小計和總金額
C 欄自己填數量。D2 輸入：
=IF(A2="", "", B2*C2)
往下拉到 D20。總金額放在 D21：
=SUM(D2:D20)
到這裡，報價單就完成了：選商品、填數量，金額自動算好。
加分：用顏色標出報價狀態
在 E 欄加一個「狀態」，用另一種下拉選單：
- 選取 E2:E20，「插入」→「下拉式選單」。
- 條件維持「下拉式選單」，直接在下面輸入選項：待確認、已報價、已成交、未成交。
- 每個選項左邊可以點顏色，例如已成交設綠色、未成交設灰色。
整張表一眼就看得出哪些報價還在等回覆。
報價量變大之後，會遇到的麻煩
一個月十幾張報價，這張表很好用。量再多一點，通常會出現這些狀況：
- 每個客人要複製一份表。 報價單越來越多，找不到上個月給某個客人的那張。
- 舊報價被新價格改掉。 商品表一改價，所有用 XLOOKUP 的舊報價單金額也跟著變，對帳時對不上。
- 還要手動轉成 PDF 寄給客人。 每張都要另存、改檔名、附在信裡。
- 不知道報價後有沒有人追。 狀態欄要靠人記得去改，忘了就沒人跟進。
第二點特別容易被忽略：試算表裡的公式是「即時」的，不會記住報價當下的價格。正式報價單建議在送出前，把金額欄複製後用「選擇性貼上 → 僅貼上值」固定下來。
自動化的版本長什麼樣子
把這張表再往前一步，就是一套簡單的報價流程：選好商品、按一個按鈕，系統自動把當下的價格存成一張正式報價、產生 PDF、寄給客人，並記錄在報價清單裡。幾天沒回覆的報價自動提醒業務追，成交後直接轉成訂單。
這類流程用 Google 試算表加上 Apps Script 就能做，不一定要買一套昂貴的系統。我們幫客戶做自動化時，常常就是從他們原本在用的試算表開始改，不用整個換掉。
如果你的報價、訂單已經多到每天要花不少時間整理，可以先預約 30 分鐘免費診斷。我們看過你現在的表格和流程，再告訴你哪一段值得自動化；如果這篇的做法就夠用，我們也會直接講。
常見問題
Q：下拉選單的選項可以從另一個試算表檔案來嗎？
「下拉式選單 (來自範圍)」只能選同一個檔案裡的範圍。如果商品清單在別的檔案，可以先用 IMPORTRANGE 把它匯入同一個檔案的某個分頁，再從那個分頁設定範圍。
Q：XLOOKUP 顯示錯誤怎麼辦？
最常見的原因是商品名稱前後多了空白，或是全形、半形不同，看起來一樣，其實對不上。把商品表的名稱整理乾淨，再搭配「拒絕輸入」讓大家只能從選單選，就不會再發生。
Q：Excel 也能這樣做嗎？
可以，Excel 的「資料驗證」也能做下拉選單，新版 Excel 也有 XLOOKUP。但選單位置和設定畫面不一樣，這篇的步驟是以 Google 試算表為準。