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Excel 重複資料怎麼找、怎麼刪？標色、移除、只算一次的 5 個方法（Google 試算表也適用）

實戰筆記 發布於 原創漫尼數位行銷 7 次閱讀
Excel 重複資料怎麼找、怎麼刪？標色、移除、只算一次的 5 個方法（Google 試算表也適用）

「Excel 重複資料」是試算表最常被搜的問題之一，光是 Google 的搜尋建議就有「重複的值」「只顯示一筆」「只計算一次」好幾種問法。原因很簡單：名單一大，重複幾乎一定會發生。同一個客人填了兩次表單、兩個同事各貼了一份、從不同平台匯出的資料疊在一起。

這篇把最常用的 5 個方法一次整理，每個方法都附 Excel 和 Google 試算表的做法。範例假設資料在 A 欄，第 1 列是標題，資料從第 2 列開始。

方法一：把重複的值標出顏色

先看清楚哪些重複，再決定要不要刪，這是最安全的第一步。

Excel

  1. 選取 A 欄。
  2. 「常用」→「設定格式化的條件」→「醒目提示儲存格規則」→「重複的值」。
  3. 選一個顏色，按確定。

Google 試算表

  1. 選取 A 欄，「格式」→「條件式格式設定」。
  2. 「格式規則」選「自訂公式」，輸入：
=COUNTIF($A:$A, $A1)>1
  1. 選一個底色，按「完成」。

方法二：直接刪掉重複的列

確定要刪的時候用。刪之前建議先複製一份工作表當備份，這個動作做了就回不去。

Excel

  1. 點資料範圍內任一格。
  2. 「資料」→「移除重複項」。
  3. 勾選要比對的欄位，例如只勾「電話」，代表電話一樣就算重複。
  4. 按確定，Excel 會告訴你刪了幾列、留下幾列。

Google 試算表

選取資料範圍，「資料」→「資料清理」→「移除重複內容」，勾選要比對的欄，按「移除重複內容」。

重點在選要比對哪幾欄。如果整列都勾，只要地址多一個空格就不算重複；只勾電話，同一支電話的兩筆就會被合併成一筆。

方法三：只顯示一筆，原始資料不動

不想動到原本的資料，只想在旁邊列出「不重複的清單」，用 UNIQUE。

在 C2 輸入：

=UNIQUE(A2:A500)

Google 試算表和新版 Excel（Microsoft 365、Excel 2021 以後）都能用。舊版 Excel 沒有 UNIQUE，可以用「資料」→「進階」，勾選「不選重複的記錄」，把結果複製到別的位置。

方法四：重複的只計算一次

想知道「總共有幾個不同的客人」，而不是有幾列資料：

=COUNTA(UNIQUE(FILTER(A2:A500, A2:A500<>"")))

FILTER 先把空白格拿掉，UNIQUE 去重複，COUNTA 再數有幾個。

舊版 Excel 沒有 UNIQUE 和 FILTER，可以用這條：

=SUMPRODUCT((A2:A500<>"")/COUNTIF(A2:A500, A2:A500&""))

方法五：用輔助欄看每一筆出現幾次

想知道「哪個客人重複了幾次」，在 B2 輸入：

=COUNTIF($A$2:$A$500, A2)

往下拉。數字大於 1 的就是重複的，數字越大代表出現越多次。搭配篩選，可以只看重複的那幾筆。

明明重複，卻抓不到？

這是最多人遇到的情況，原因通常是資料長得「看起來一樣」，其實不一樣：

  • 前後多了空格。 「王小明」和「王小明 」對電腦來說是兩個名字。
  • 電話格式不同。 「0912-345-678」「0912 345 678」「0912345678」是同一支電話，但會被當成三筆。
  • 全形和半形混用。 「Ａ款」和「A款」看起來一樣，其實不同。

解決方法是先在旁邊加一欄，把資料整理成同一種格式，再用整理過的那欄去比對。電話可以用這條把空格和橫線拿掉：

=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(TRIM(A2), "-", ""), " ", "")

另外，Excel 的「移除重複項」不分英文大小寫，「abc」和「ABC」會被當成同一筆，這點要先知道。

名單從好幾個地方進來，每次都要重整一次？

上面的方法處理一份名單很夠用。麻煩的是，名單通常不只一個來源：網站表單一份、LINE 官方帳號一份、蝦皮訂單一份、展覽換名片又一份。每個月合併一次、去重複一次、整理格式一次，做久了就是固定吃掉半天的工作。

這一段可以交給自動化：各個來源的新名單自動匯進同一個地方，進來時就先統一電話和姓名格式，重複的自動合併，保留最新的聯絡方式和每一次互動紀錄。業務打開名單，看到的就是已經整理好的一份。

如果你們的名單已經散在好幾個地方，每次要用都得先整理，可以先預約 30 分鐘免費診斷。我們看過你的名單來源和用途，再告訴你哪一段值得自動化；只是偶爾整理一次的話，這篇的方法就夠用，我們也會直接講。

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常見問題

Q：移除重複項之後，可以復原嗎？

在 Excel 裡馬上按 Ctrl＋Z 可以復原，但存檔關掉之後就救不回來了。Google 試算表可以從「檔案」→「版本記錄」找回之前的版本。最保險的做法還是先複製一份工作表。

Q：重複的資料要留哪一筆？

「移除重複項」會留下最上面那一筆。如果你想留最新的資料，先依日期由新到舊排序，再移除重複。

Q：兩欄都一樣才算重複，要怎麼做？

在「移除重複項」時同時勾選這兩欄就好。如果要用公式判斷，可以先用 =A2&B2 把兩欄接成一欄，再對這一欄做比對。

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