辦活動要報名表、接團購要訂購單，很多人第一個想到的就是 Google 表單：免費、手機就能填、回覆自動整理成表格。「Google 表單 教學」「Google 表單 製作」也一直是很多人在搜的問題。
但做出來之後，常常遇到兩個問題：填的人不確定自己到底有沒有填成功，一直傳訊息來問；收到的資料格式亂七八糟，電話少一碼、Email 打錯，要聯絡的時候才發現。
這篇從頭做一份表單，順便把這兩個問題一起解決。
步驟一：建立表單，選對題型
到 Google 表單（forms.google.com），點「空白表單」。
題型選對，後面整理會輕鬆很多：
| 要收的資料 | 建議題型 |
|---|---|
| 姓名 | 簡答 |
| 電話、Email | 簡答（加上回應驗證） |
| 場次、品項（只能選一個） | 選擇題 |
| 加購項目（可以選多個） | 核取方塊 |
| 數量 | 簡答（限制只能填數字） |
| 備註 | 段落 |
能用選擇題的就不要用簡答。讓填的人自己打「第一場」「1場」「場次一」，最後統計時會很痛苦。
步驟二：設必填和格式限制
每一題右下角有「必填」開關，聯絡方式一定要打開。
再來設格式限制，點題目右下角的三個點，選「回應驗證」：
- Email：選「文字」→「電子郵件地址」，填的格式不對就送不出去。
- 數量：選「數字」→「大於」，填 0，避免有人填文字或負數。
- 電話：選「規則運算式」→「符合模式」，輸入
^09\d{8}$，只接受 09 開頭的 10 碼手機號碼。
這一步多花兩分鐘，可以省掉之後一筆一筆回頭確認的時間。
步驟三：回覆存到試算表
到表單上方的「回覆」分頁，點「連結至試算表」，建立一份新的試算表。之後每一筆回覆都會自動多一列，可以直接篩選、統計、匯出。
步驟四：讓填完的人收到確認信
方法一：用內建的回覆副本（最簡單）
- 點表單上方的「設定」。
- 展開「回覆」，把「收集電子郵件地址」打開，選「回覆者輸入」。
- 「傳送回覆副本給回覆者」選「一律」。
這樣填的人送出後，會收到一封 Google 寄的信，裡面是他填的內容。缺點是信的內容不能自己改，沒辦法加上活動地點、匯款帳號這些資訊。
方法二：用 Apps Script 寄自己寫的確認信
想讓確認信寫清楚「報名成功，活動在哪裡、幾點、要帶什麼」，可以用一小段程式。
- 打開步驟三連結的試算表，點「擴充功能」→「Apps Script」。
- 刪掉原本的內容，貼上：
function onFormSubmit(e) {
const v = e.namedValues;
const email = (v['Email'] || [''])[0];
const name = (v['姓名'] || [''])[0];
if (!email) return;
const subject = '報名成功通知';
const body =
name + ' 您好，\n\n' +
'我們已經收到您的報名，以下是您填寫的資料：\n\n' +
Object.entries(v).map(([q, a]) => q + '：' + a.join('、')).join('\n') +
'\n\n活動資訊與注意事項會在活動前三天再寄給您。\n' +
'有任何問題，直接回覆這封信即可。';
MailApp.sendEmail(email, subject, body);
}
- 把程式裡的
'Email'和'姓名'改成你表單上那兩題的題目文字，要一字不差。信件內容也改成你自己的。 - 左側點時鐘圖示的「觸發條件」→「新增觸發條件」，函式選
onFormSubmit，活動來源選「試算表」，活動類型選「提交表單時」，儲存並授權。
完成後自己填一次測試，信件會從你的 Gmail 寄出。
有一點要注意：用一般 Gmail 帳號，Apps Script 每天最多寄給 100 位收件人；Google Workspace 帳號是每天 1,500 位。一天報名超過這個數量的活動，就要改用其他寄信方式。
表單做到這裡，還會遇到什麼？
上面這套，辦一場活動、接一次團購很夠用。如果你是常態在用表單接單、收報名，用一陣子通常會想要更多：
- 名額滿了自動關閉。 Google 表單沒有內建「收滿 50 人自動停止」，要靠人盯著關。
- 付款確認。 填了表單不代表付了錢，對帳還是要人工一筆一筆比。
- 通知到 LINE。 有人報名時，負責的人想在 LINE 上馬上看到，而不是隔天才打開試算表。
- 報名資料要跟客戶名單合在一起。 同一個人報了三次活動，在試算表裡就是三筆，看不出他是老客人。
這些都可以用程式接起來：名額到了自動關表單、付款後自動標記、新報名推播到 LINE、資料自動併進客戶名單。我們幫客戶做自動化時，常常就是從他們原本在用的 Google 表單和試算表開始改，不用整個換掉。
如果你的表單已經用到每天要花時間整理、對帳、回訊息，可以先預約 30 分鐘免費診斷，我們看過你現在的流程，再告訴你哪一段值得自動化。
常見問題
Q：Google 表單可以限制每個人只能填一次嗎？
可以。在「設定」→「回覆」裡打開「限制只能回覆 1 次」。但填的人需要登入 Google 帳號，有些客人會因此不想填，要自己衡量。
Q：表單可以做成 QR Code 嗎？
可以。點右上角「傳送」，選連結圖示複製網址，再用任何免費的 QR Code 產生器轉成圖片，印在海報或傳單上。
Q：確認信寄不出去怎麼辦？
最常見的原因是程式裡的題目名稱跟表單上的不一樣，或是觸發條件沒設好。可以在 Apps Script 左側的「執行作業」看錯誤訊息，通常會直接寫出是哪一行出問題。